でわひさしの日記

世の中、教育、仕事、趣味などに関して、日々感じたこと・考えたことをつらつらと。

【Web会議初心者向け】Web会議(リモート会議)をやるうえで持っておくべき心構え・考え方

Web会議・Web飲み会を開催するうえでの注意点・対策を以前のエントリではお伝えしました。
dewahisashi.hatenablog.com

 ここでは「ゆっくり話すべき」のようあnテクニックをお伝えしましたが、今回はWeb会議をやるうえでの心構えをお伝えしようと思います。

Zoom・Teams・Skype等のWeb会議用のツール・アプリといったものに関係なく、各自がそれぞれのPCから打ち合わせに参加するという形式でやる際の心構えです。

 

そんなに難しく・複雑なことは言わないので、ご安心ください。

ただ、これらのことを念頭に置いた人たちとWeb会議をするのと、念頭にない人たちとWeb会議をするのでは、”やりやすさ”が大きく異なります。

Web会議だとうまくやり取りできないなぁ~とお困りの方は、ご一読いただければと。

では本題。

 

 

今回は結論からお伝えします。これを参加者全員が意識に持つだけで全然違います。

対面での会議と同じことをやろうとするのは無理。
Web会議の特性に合わせた運営を心掛けよ!

 

少し解説していきます。

【つい最近までの当たり前】

これまで直接顔を合わせて、同じ会議室に入って打合せをしていた。 

やりづらさを感じる人は、これと全く同じものをWeb会議で実現しようとしている傾向があります。

では、これまでの会議ではどんな要件があったでしょうか?
少し細かいと思うレベルで詳細化してみたいと思います。

  1. 会議室という箱がある。
  2. 参加者が全員同じ会議室に存在する。
  3. 参加者は会社/会議室に合った身だしなみをしている。
  4. 参加者の顔・表情・反応が見える。
  5. 会議での発言は瞬時に参加者の耳に届き、意見を言い合える。
  6. 資料が配布もしくは投影される。
  7. (資料配布の場合)資料に討議内容を書き込める。
  8. (自分のPCを持ち込む場合)手元で必要な情報を参照しながら参加できる。
  9. お茶等を用意して、会議中に飲むことができる。

例えばこのようなものでしょうか。

これらの要件をWeb会議に置き換えたときにどうなるかを以下に書いてみます。
(番号は上にある要件と対応しています。下の方に対比表を載せました。)

  1. Web会議ツールの案内によって仮想的に会議が区切られる。
    参加者がどこから参加するのかは各自の自由だが、自身で確保が必要。
  2. Web会議ツール上の会議に参加することで全員が同じ空間に存在する。
  3. 会社/会議室という物理的なものがないため、身だしなみは原則自由。
    ただし、同じ会議への参加者を気にする場合、参加者に合わせた身だしなみ。
    ※自分がいる場所(例:自分の部屋)と合っているか否かではない。
  4. 参加者が映像を出してくれていれば、反応が見える。
    ただし、その場合も鮮明に見えるかどうかは環境次第。
  5. 会議での発言は聞こえるし、意見を言い合える。
    ただし、瞬時に聞こえるか・鮮明に聞こえるか否かは環境次第。
  6. 資料はWeb会議ツールの画面共有の形式で参照可能。
  7. 事前にデータが受け取れていれば、自身で印刷することで書き込み可能。
  8. PCから参加しているはずなので、手元で情報参照することは可能。
    ただし、会議ツールで共有されている画面が見えなくなる。デュアルディスプレイを用いている場合は、その限りではない。)
  9. Web会議ツールの範疇外。

ここで赤字にしている箇所が、Web会議になることで対面での会議(リアル会議)と差が出る箇所です。

f:id:dewahisashi:20200429224340p:plain

対面での会議(リアル会議) VS Web会議 の比較

Web会議に対面での会議と全く同じものを求めると、赤字の部分が差となり、違和感を感じているのだと思います。もちろん許容しやすい内容と許容しにくい内容はあると思います。

しかし、会議として成立させる要件はWeb会議でも基本的に満たされています。

対面と同じ状態か否かではなく、会議として成立するか否か、がポイントです。

例えば、5番の要件「会議での発言は瞬時に参加者の耳に届き、意見を言い合える。」をWeb会議では満たせない = 音声の交換ができない となると「会議として成立できない」と思います。しかし、多少の遅延程度であれば会議は成立します。

多少の遅延が生じてしまうことすら許容できず「だから、Web会議は使えない!」と言ってしまっては元も子もありません。

 

音声・映像ともに多少のラグは出てしまいますが、それを前提にして会議に臨むしかないのが現在の技術です。

むしろコロナウイルスの影響で外出自粛が叫ばれる中、世の中的には一部の職種の方ですが、在宅勤務ができるようになっているのはWeb会議ツールの恩恵なので、Web会議ツールの特性を把握し全力で使いたおす!くらいの意気込みの方が良いと思います。

 

この機にWeb会議の得意なところを把握しておけば、コロナが落ち着いた後にもWeb会議を駆使した働き方の可能性も広がっていくのではないかと思います。

例えば

  • 会議前の資料の印刷時間が不要になったことによるコスト削減
  • 産休明け・育休明けの社員を在宅での勤務が可能となり働き方が多様化
  • 事務所がない地域へ引っ越す必要が出た社員の退職がなくなる人材の流出防止

後ろ二つはWeb会議だけで実現するには少し大げさなかもしれないですが。笑

 

30年以上前からIT化が進み、それに伴い手紙が無くなり・紙が無くなり~と推移してきましたが、ついに会議までITの力で変わろうとしています。

私自身も、まさかWeb会議ツールを使ってオンライン飲み会をする日が来るとは思いませんでした。笑

だけど、Web会議の得意なところを用いれば、物理的に遠く離れた友人とも飲み会ができるなんて「なんて便利で楽しいんだ!」という感じです。

 

まとめ

冒頭に書きましたが、

対面での会議と同じことをやろうとするのは無理。
Web会議の特性に合わせた運営を心掛けよ!

これまでの考え方・やり方の中で、大切なところは守り、それ以外のところは思い切って捨てることが求められていると思います。

環境や時代の変化に合わせた考え方をしていくことで、(と言うと大げさですが)対面会議⇒Web会議という変化に合わせた考え方をしていけば、Web会議も苦にならなくなります。

では。