Web会議・Web飲み会を開催する際の注意点と対策

引き続き在宅勤務ネタですが、今度は在宅勤務時に肝となるWeb会議やWeb飲み会をやってみての感想や開催時の注意点・対策などを共有したいと思います。

こちら在宅勤務でも効果的な仕事をするためのセッティングです↓

dewahisashi.hatenablog.com

そもそもどのくらいWeb会議をやっているか、というと、コロナが流行する前から週2・3回はWeb会議をやっていました。

それが在宅勤務が始まったことによって、1日数回、長い時には数時間の会議をするようになりました。出社しているときには”会議”という形態をとらずともできた確認が、”会議”になったことで回数は増えています。

「まぁまぁWeb会議をやってる人が言ってるんだなぁ」と伝わればと思います。

また、Web会議用ツールとしてZoom・Teams・Hangouts Meetのどれがいい！等のWeb会議を開催するためのツールの話ではなく、Web会議(リモート会議)やWeb飲み会(リモート飲み会)を開催するうえで気を付けるべきポイントのような、開催する人たちが気を付けるポイントを中心に書いていきます。

Web会議編

Web会議をやる際の注意点と対策

基本的には、対面の会議だろうがWeb会議だろうが、やるべきことは変わりません。

会議の目的を定め、目的を達成するためのアジェンダを組み、それをベースにしながら臨機応変に会議の落としどころに向けて会議を進行する、というのは当然やるべきです。（これすらできていない会議がなんと多いことか・・・）

また、会社独自に存在する会議の文化もWeb会議では邪魔になることがあります。Web会議には上座も下座もありません。会議の質に影響のない部分で不要な工数を取っているのは、あまりにも滑稽です。Web会議という音と画面だけの場でこそ、会議の質に意識を向けるべきだと思います。

ここからはWeb会議特有な内容を、進行する人と参加する人のそれぞれの立場から述べます。

進行・発表する（ファシリテーター・プレゼンター）側の注意点と対策

ゆっくり・はっきりと話す
Web会議はいくら自分の設備を良くしても、ネットワークや他の会議参加者の設備が良いとは限らないため、実は聞き取りづらい！なんてことも多々発生します。できるだけゆっくり・はっきりと話すようにしましょう。
理想としては、自分の頭で文章を作ったうえで、それを読むような意識で話すことができるようになると、相手にとっても伝わりやすい表現が可能となるため、Web会議じゃなくなった時にも効果的です。
細かく質疑応答の時間を設ける
Web会議は参加者側にとっては発言しにくい環境です。
そのため、通常であれば1つのテーマを話し終えてから質疑応答を設けるような場合でも、細かく理解が不足しているところや質問が無いかを確認しながら進めるようにしましょう。
実は音声があまり聞こえていなかった、なんてことを防ぐことも可能となります。
資料共有時にはページ数も伝えてあげる
「Web会議で参加している＝PCの画面を見ている」という前提を置くのをやめましょう。一気に在宅勤務が進んだことによって、Web会議に慣れていない人もWeb会議にシフトしました。そのため、紙で印刷してWeb会議に臨んでいる人もいます（参加者の年齢層やITへの慣れに依存します）。
そのため、紙を見ながら話している人もいる前提でページ数を念のため伝えてあげると会議参加者が同じスピードで会議に参加できます。

参加する側の注意点と対策

聞いていることを表現してあげる
進行・発表する人にとって辛いのは、参加者側のリアクションが分からないことです。進行・発表者にとっては、画面に向かって話し続けるには非常に話しづらいものです。
相槌を打ってあげる・チャットでリアクションしてあげる・大きめにうなづいてあげる等、分かっているのか・聞こえているのかといったフィードバックを進行・発表者に与えてあげてください。
会社の文化によっては難しい等あるかもしれないですが、そういう会社はWeb会議自体に慣れていないと思うので、『会議を有効にする』という目的に即して効果的な方法をとるようにしてください。
ゆっくり・はっきりと話す
進行・発表者側の話と同じです。
Web会議では相手に伝わりにくいという前提を置いて、話すことは必須です。

Web飲み会編

Web飲み会をやる際の注意点と対策

Web飲み会では、会議のような役割は無いので全般的に気づいたところを記載します。

参加者は6名程度が最適
Web飲み会で大勢が参加すると話のテーマが移り変わってしまい、なんの話をしているのかよく分からなくなりますし、（たけのこにょっき的に）発言が被ることが増えます。
そのことを考えると対面の飲み会においても1つのテーマで話ができる6名程度が最適な人数だと感じました。
深酒に注意！！
家にいて、あとは寝るだけ！状態だと、つい飲みすぎてしまいます。
ただでさえ在宅勤務で動く量が減っているにもかかわらず、飲みすぎるなんて事態になっては目も当てられません。（普段から宅飲みをしている人はもはや関係ないでしょうが・・・）
終わりの時間を決める！
終電も無ければラストオーダーも無いWeb飲み会です。ついつい長くなってしまうし、それが深酒をあおる理由にもなります。
終了時間を決めて、全員が守る！と最初に意識づけておかないと、延々と飲み続けてしまうので、注意が必要です。（特に、1次会で帰るのが苦手な人たちは注意が必要です。）
時差に注意！
Web飲み会の良いところは海外にいる友人とも気楽に飲むことができる点です。
当たり前ですが、時差には注意しましょう。こっちの夜が相手の夜とは限りません。